Riskienhallinta ja viisi muuta hankinnan tiukkaa haastetta

Menestyvä hankinta on tänä päivänä paljon muutakin kuin vain hinnan vinguttamista.

Teksti Heli Satuli

Hankinnan menestys riippuu nykyisin paljon muusta kuin pelkästä palveluiden järkevästä hankinnasta ja kustannussäästöistä. Hankintatiimit kohtaavat monimutkaisia haasteita alati kasvavissa määrin. Tätä mieltä on kansainvälisen hankinnan ammattilaisten järjestö CASMEn palvelujohtaja Graham Crawshaw. Hän listaa kuusi tämän hetken suurinta hankinnan haastetta:

1. Riskienhallinta 

Kestohuolenaihe. Etenkin tavarantoimittajien taloudellinen asema, terveys- ja turvallisuuskysymykset sekä teollisuuskäytännöt. Ei enää riitä, että hankintaosasto huolehtii omista toimittajista, vaan koko toimitusketju on otettava huomioon. On varmistettava, että tarvittavat vastuut ja velvoitteet ovat myös alihankkijoille selvät. 

2. Maine ja imago 

Pienillä, kaukana ulkomailla jossain osassa toimitusketjua tapahtuneilla skandaaleilla voi olla suuria vaikutuksia koko yrityksen brändiin ja lopulta liiketoiminnan kannattavuuteen.  

3. Yritysvastuu 

Kuinka saada hankinnasta kestävää? Organisaatiot ovat viime vuosina ottaneet isoja askeleita eteenpäin suorien materiaalihankintojen kestävyyden toteamisessa. Sen sijaan epäsuorat hankinnat ovat monimutkaisempia. Auditointiin tarvitaan mukaan myös alihankkijat ja työ vaatii paljon aikaa ja ihmisiä. Hankinnan on syytä harkita, voisiko tavarantoimittajia pyytää vastaamaan kyselyihin. Kun vastaukset on saatu, on ryhdyttävä sanoista toimenpiteisiin. Monelta yritykseltä löytyy jo omaa toimintaa koskevat menettelytapasäädökset, mutta tärkein haaste on niiden soveltaminen käytännössä koko toimitusketjussa.  

4. Pyri lempiasiakkaaksi 

Yhteistyökumppanit jakavat uudet innovatiiviset ideat yrityksesi kanssa suuremmalla todennäköisyydellä, jos yrityksesi on heille haluttu asiakas. CASMEn kyselyn mukaan yksi suurimmista eripuran aiheuttajista on myöhästynyt laskujen maksu. Innovaatiot ovat kaksisuuntaisia prosesseja. On turha vain kirjoittaa sanaa sopimuspaperiin ja odottaa vastapuolen tarjoavan parhaat ideat yrityksesi käyttöön. Sen sijaan maksa ajoissa, pidä lupaukset, kuuntele ja reagoi tavarantoimittajasi ehdotuksiin.  

5. Virtuaalinen huippuyksikkö? 

Hankintatoimintaa tukeva keskitetty organisaatiomalli on päivän sana. Mutta mikä on paras tapa organisoida huippuyksikön rakenne, työsuoritukset ja toiminta sen varmistamiseksi, että liiketoimintaa tuetaan? Virtuaalinen huippuyksikkö voi olla sopiva ratkaisu. Tästä huolimatta tarvitaan täydellistä Excel-valmiudet ylittävää ohjelmistopakettia, joka tallentaa huippuyksikön toiminnot. 

6. Sidosryhmät mukaan 

Paremmat kontaktit sidosryhmiin on teema, josta hankinnan ammattilaiset eivät voi välttyä. Hankintaosastot profiloivat ja priorisoivat sidosryhmiään ja niiden vaatimuksia voidakseen suunnitella juuri oikeanlaista viestintää. Esimerkiksi määrittääkseen, kaipaako tietty sidosryhmä satunnaista kahvittelua vai muodollisen kuukausikokouksen. CRM-työkaluja voidaan hyödyntää yhteistyösuhteiden rakentamisen seurannassa. Uskottavuutta voidaan saada käyttämällä oikeaa terminologiaa ja osoittamalla ymmärrystä toimittajien ja markkinoiden kehityksestä.

Kokonaistulos voi olla arvokkaampi kuin pelkät kustannussäästöt, kun hankintatoiminta koordinoidaan sidosryhmien liiketoimintatavoitteisiin ja niille myydään yhteistyön hyödyt. 

Lähde CASME: http://casme.com/ 

JAA