Hävittäjäkaupoista oppia hankintapäätöksiin

Kun puolustusministeriön Strategisten hankkeiden ohjelmajohtaja Lauri Puranen vastaa joulukuun puolivälissä puhelimeen, on kulunut viikko historiallisen hävittäjähankinnan julkistamisesta. Töitä hankinnan eteen on tehty vuodesta 2014 alkaen, mutta vielä ei olla maalissa.

”Hankinta on tekemistä vaille valmis. Nyt olemme vasta saaneet päättäjiltä hyväksynnän, mitä hankitaan ja keneltä”, Ilmavoimien eläkkeelle jäänyt komentaja Puranen sanoo.

Ydintiimi kapellimestarina

Hankinnasta on vastannut Puolustusvoimat. Sen hankintaohjeessa kuvataan, miten hankinta etenee, mitä prosesseja hankintaan kuuluu ja missä vaiheessa tarvitaan minkälaisia päätöksiä.

Hävittäjähankinta on ollut kuitenkin jo kokonsa puolesta poikkeuksellinen ja siihen on sisältynyt myös yhteiskunnallisia ja poliittisia kytkentöjä. Niinpä puolustusministeriöllä on ollut vahva rooli koko hankinnan koordinoinnissa. Hankkeen omistaa Ilmavoimien komentaja ja Puolustusvoimien logistiikkalaitos vastaa operatiivisesta hankinnasta.

”Meidän tehtävämme on ollut kapellimestarina katsoa, että osapuolet puhaltavat samaan hiileen ja että saamme oikea-aikaisesti oikeanlaista poliittista ohjausta”, Puranen sanoo.

Kun Puranen puhuu meistä, hän viittaa puolustusministeriön alaiseen strategisten hankkeiden ohjelmaan. HX-hankkeen johtotiimi on suunnitellut HX-hankkeen toimeenpanoa. Siihen on Purasen lisäksi kuulunut Puolustusvoimien logistiikkalaitoksen johtaja, Ilmavoimien esikuntapäällikkö sekä Puolustusvoimien logistiikkalaitokselta HX-hankinnan projektipäällikkö. Viimeksi mainitun rooli on ollut aivan keskeinen hankinnan onnistumiselle.

”Projektipäällikön valintaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. Hänen pitää ymmärtää kokonaisuus ja olla jonkin alan erikoisasiantuntija. Lisäksi hänen pitää osata johtaa alaisiaan ja heidän osaamistaan sekä saada heidät puhaltamaan samaan hiileen. Hän ei saa olla diktaattori vaan alaisia samaan tavoitteeseen vievä tiimijohtaja. Projektipäälliköllä pitää olla myös lehmän hermot, jotta hän jaksaa perustella uskottavasti valintoja päättäjille. Meillä oli onneksemme juuri sellainen insinöörieversti.”

HX-hankkeelle on työskennellyt ydintiimin lisäksi Ilmavoimissa ja Puolustusvoimien logistiikkalaitoksessa parikymmentä täyspäiväistä henkilöä ja osa-aikaisina eri vaiheissa parisen sataa henkilöä. Osa on ollut esimerkiksi laatimassa tarjouspyyntöjä ja osa arvioimassa tarjousten oman alansa yksityiskohtia.

Tavoitetila johtaa ratkaisuun

Pitkän hankkeen päätöksentekomallissa ensimmäinen askel oli ongelman määrittely. Se tunnettiin: elinkaarensa päähän tulevan Hornet-kaluston korvaaminen. Tässä vaiheessa selvitettiin vaihtoehdot, miten suorituskyvyn korvaaminen kannattaa ratkaista. Hankintaprosessi pitää Purasen mukaan käynnistää aina tarpeen, ei ratkaisun, kautta.

”Pitää miettiä tavoitetila. Sen jälkeen tutkitaan vaihtoehdot: mikä on teknisesti paras, kustannustehokkain ja parhaiten hyväksyttävä tapa päästä tavoitteeseen. Tämä ratkaisu hyväksytetään päättäjillä. Me päädyimme siihen, että Hornetit korvataan monitoimihävittäjillä. Saimme tälle poliittisen tuen.”

Kun ratkaisu oli tehty, se viestittiin päättäjille, kansalaisille, medialle ja tarjoajille. Viestinnän tarkoituksena oli tehdä ratkaisu ymmärrettäväksi ja saada laaja hyväksyntä sille. Oikea tieto, totuudellisuus, kansantajuisuus ja se, että myös ikävistä asioista kerrotaan avoimesti ovat Purasen mukaan viestinnän kulmakivet.

Artikkeli jatkuu kuvan jälkeen.

Suomi hankkii yhdysvaltalaisen Lockheed Martinin F-35A Lightning II -hävittäjiä yhteensä 64 kappaletta.

Resurssien määrittely ajoissa

Hankkeen resurssien, eli rahoitustarpeen, arviointi tehtiin hyvin varhaisessa vaiheessa. Euromäärä arvioitiin realistisesti, eikä lähdetty hakemaan minimitasoa. Kun arvio oli laskettu, se kerrottiin päättäjille ja kansalaisille.

”On osattava arvioida sekä hankintahinta että se, mitä käyttöönotto maksaa. Ei saa käydä niin, että hankinnan jälkeen joudutaan heti pyytämään lisää rahaa. Me sanoimme heti hankkeen alussa vuonna 2015, että hinta on 7–10 miljardia euroa. Olemme pysyneet tässä hintahaitarissa, joka sisältää myös uuden kaluston käyttöönoton kustannukset, kuten koulutuksen, tarvittavan uudisrakentamisen ja uuden hävittäjän integroinnin Puolustusvoimien johtamisjärjestelmään.”

Hankintaprosessille pitää varata myös aikaa. Esiselvityksille, viestinnälle, päätöksentekijöiden perehdyttämiselle ja kolmelle tarjouskierrokselle on ollut jokaiselle hankkeen aikana oma aikaikkuna. Puranen on tyytyväinen siihen, että ennakkoon määritelty aikaraami piti.

”Aika on laatua. Jos aikaa ei ole riittävästi, hinta nousee helposti ja tarjousten laatu kärsii.”

Pitkä aikajänne ja viisi tarjoajaa tarkoittivat toisaalta raskasta prosessia, joka sitoi runsaasti henkilöresursseja. Tässä tullaankin Purasen mukaan hankinnan onnistumisen ydinkysymykseen eli osaamiseen ja ihmisten jaksamiseen.

”Kokenut, riittävä, pysyvä ja täysipäiväinen henkilöstö on avainasemassa. Jos henkilöstöä on liian vähän, porukka väsyy, jolloin työn jälki on huonoa. Meilläkin oli aika ajoin pulaa henkilöstöstä eikä kaikille avainhenkilöille löytynyt varamiestä.”

Päätöksiä aikataulun mukaan

Päätöksentekijöiden, eli tässä tapauksessa poliittisten päättäjien, oikea-aikainen kyky tehdä päätöksiä takaa aikataulujen pitävyyden. HX-hankkeessa tämä toimi hyvin.

”Saimme hyvää ja määrätietoista tukea hankkeelle. Hanke rakentui koko ajan eteenpäin. Emme ole kertaakaan joutuneet peruuttamaan. Poliitikot eivät olleet missään vaiheessa kumileimasimia, vaan antoivat selkeää ohjausta.”

Poliittista ohjausta on olleet muun muassa valtioneuvoston vuoden 2017 puolustusselonteko, jossa todettiin, että Hornetit korvataan monitoimihävittäjillä. Seuraavaksi poliitikot päättivät 7–10 miljardin euron raameista ja että rahoitus tulee puolustusbudjetin ulkopuolelta pois lukien käyttö- ja ylläpitomenot, jotka sisältyvät puolustusbudjettiin. Näitä päätöksiä täydensivät HX-hanketta tukevat hallitusohjelmat.

Valintaprosessi päätösmallin mukaan

Hankinnan valintakriteereinä ja kilpailutuksen perustana on ollut niin sanottu Lohiporras-päätösmalli. Huoltovarmuus eli kotimainen kaluston ylläpito ja henkilöstön koulutus olivat yksi keskeinen valintaperuste. Toiseksi kriteeriksi nostettiin elinkaarikustannukset ja kolmanneksi teollinen yhteistyö. Viimeisin, ja tärkein, oli suorituskyky.

Päätösmalli rakennettiin niin, että kolmelle ensimmäiselle valintaperusteelle luotiin minimirajat, jotka tarjokkaiden piti täyttää. Nämä tarjoukset pääsivät suorituskykyvertailuun. Parhaan suorituskyvyn omaava voitti.

Mallia valmistettiin strategisten hankkeiden ohjausryhmän ohjauksessa vuosi ja kaksi kuukautta. Hallituksen talouspoliittinen ministerivaliokunta hyväksyi lopullisesti päätösmallin. Tarjouspyynnöt ja arviointiprosessit rakennettiin päätösmallin pohjalle.

Tarjouksia arvioitiin sitä varten laaditun yli satasivuisen arviointikäsikirjan perusteella, jotta arviointi oli tasapuolista. Tämäkään ei riittänyt, vaan konsulttiyritys Deloitten laadunvarmistaja varmisti arviointikäsikirjan ja hän myös valvoi koko arviointiprosessin aikana, että arviointi oli laadukasta ja tasapuolista.

Jatkuva tuki tarjousten tekijöille

Hankinnan onnistumisen takasi osaltaan se, että tarjoajat saatiin alusta saakka ymmärtämään, miten Suomen puolustusjärjestelmä toimii ja mikä on konkreettinen tarve. Tämä vaati aikaa ja lopulta neljä neuvottelukierrosta.

”Tuimme tarjoajia kaikissa vaiheissa ratkaisemaan ongelmia ja tarjoamaan meille parasta mahdollista suorituskykyä. Autoimme heitä koko ajan tekemään parempia tarjouksia, joista he kuitenkin kantoivat täyden vastuun. Tämä läpinäkyvä prosessi oli hyödyksi sekä meille että tarjoajille.”

Kun pitkä hankintaprosessi on nyt voiton puolella, on aika kysyä, mitä Puranen tekisi toisin?

”Ottaisin riittävän aikaisin riittävästi henkilöstöä tekemään töitä. Henkilöstömme joutui projektin aikana ajoittain kohtuuttoman koville ja alkoi jo väsyä.”

”Toisaalta pitää muistaa, että covidista huolimatta saimme hankkeen aikataulussa maaliin. Onnistumisemme takasi osaava henkilöstö ja päätöksentekijöiden jatkuva poliittinen tuki koko hankkeen ajan.”

---

Artikkeli on julkaistu Osto&Logistiikka 1/2022 -lehdessä. Lue koko lehti Osto&Logistiikka-lehden näköislehtikirjastosta. Lukeminen edellyttää voimassa olevaa LOGYn jäsenyyttä tai lehden tilausta. 

Lue myös Markku Henttisen pääkirjoitus "Suomalainen osaaminen maailman huipputasolle"