Toimitusverkostot tarvitsevat ennakointia sopimuksiin

Lapin yliopiston oikeustieteellisessä tiedekunnassa yliopistonlehtorina toimiva Anna Hurmerinta-Haanpää toivoo, että yritykset kiinnittäisivät huomiota nykyisiin sopimuksiinsa ja kyseenalaistaisivat vanhoja tottumuksia.

Hän väitteli Turun yliopiston oikeustieteellisessä tiedekunnassa viime keväänä sopimusten eri käyttötarkoituksista (The Many functions of contracts: How companies use contracts in interorganizational exchange relations).

Väitöskirjaa varten Hurmerinta-Haanpää tutki eri teorioiden valossa, miten yritykset käyttävät sopimuksia liikesuhteissaan. Hän haastatteli 24 sopimusasiantuntijaa, jotka toimivat teknisillä toimialoilla, lähinnä metalliteollisuudessa. Mukana oli sekä pk-yrityksiä että pörssiyhtiöitä.

Sopimusasiantuntijat olivat esimerkiksi juristeja, osto- ja myyntipäälliköitä, sopimusmanagereita ja toimitusjohtajia. Haastateltavia ei rajattu juristeihin, sillä sopimuksia käyttävät yrityksissä monen eri ammattikunnan edustajat.

Tutkimuksen perusteella vaikuttaa siltä, että monet yritykset käyttävät sopimuksia vieläkin niin sanotun uusklassisen taloustieteen perusajatuksen mukaisesti omien etujensa maksimointiin ja yksipuoliseen turvaamiseen. Tämä on Hurmerinta-Haanpään mielestä ongelmallista, sillä globaalissa tuotannossa korostuu nykypäivänä yhteistyö.

”Toimitusketjut ovat kasvaneet toimitusverkostoiksi, jolloin pitää toimia saumattomasti yhdessä. Näin ollen yhteistyön merkitys korostuu myös yritysten välisissä sopimuksissa. Jos käytössä on hyvin yksipuolisia sopimusehtoja, ne rapauttavat luottamusta ja voivat johtaa koston kierteeseen sekä alisuoriutumiseen”, sanoo Hurmerinta-Haanpää.

Kohti ennakoivaa ja funktionaalista sopimista

Hurmerinta-Haanpää esittää väitöskirjassaan, että yritysten tulisi siirtyä ennakoivaan ja funktionaaliseen sopimiseen.

Ennakoivassa sopimisessa korostuu ex ante -näkökulma, jossa pyritään mahdollistamaan sopimusosapuolten välinen yhteistyö niin, että sopimuksen tavoitteet saavutetaan.

Funktionaalisessa sopimisessa on puolestaan kysymys siitä, että tunnistetaan ja käytetään hyväksi sopimuksen eri käyttötarkoituksia: turvaamista, kodifiointia, mukauttamista, koordinointia, sisäistä johtamista, yhteistyötä sekä menettelytapojen ohjaamista.

”Molemmissa suuntauksissa tunnistetaan, että sopimukset ovat paitsi oikeudellisia, myös liiketoiminnallisia suunnittelu-, kommunikaatio-, johtamis- ja riskienhallintatyökaluja”, Hurmerinta-Haanpää lisää.

”Mukauttamisella viitataan siihen, että sopimukseen rakennetaan sisään sellaisia mekanismeja, että olosuhteiden muuttuessa myös sopimus muuttuu. Tyypillinen esimerkiksi ovat indeksiehdot, joita sisällytetään sopimuksiin tai force majeure -ehdot.

Mukauttavien sopimusehtojen merkitys korostuu lisäksi erilaisissa tuotekehityssopimuksissa.

”Kun ryhdytään tekemään tuotekehityssopimusta, ei välttämättä edes vielä tiedetä, minkälainen kehitettävä tuote tai palvelu tulee lopulta olemaan. Sen vuoksi sopimuksessa täytyy olla sellaiset mekanismit, joilla sopimusta voidaan muokata kehitysprosessin aikana.”

Rajapinnat saatava saumattomiksi

Koordinoivat ehdot korostuvat niin ikään tuotekehityssopimuksissa ja esimerkiksi rakennusurakkasopimuksissa. Näillä sopimusehdoilla koordinoidaan useiden eri osapuolten välisiä vastuita ja tehtäviä, joissa on rajapintoja. Eri vastuiden vuoksi rajapintojen pitää toimia saumattomasti yhteen, samoin viestintä on niissä avainasemassa.

”Esimerkiksi ostoissa sekä logistiikassa tulee esille rajapintoja. Koordinoivista sopimusehdoista esimerkkinä toimivat Incotermsien vastuumatriisit. Myös merikuljetusten mallisopimuksissa on omia vastuumatriiseja, joiden tarkoituksena on selkeyttää vastuiden koordinointia.”

Kolmen perinteisemmän käyttötarkoituksen lisäksi Hurmerinta-Haanpää tunnisti aineistossaan neljä muuta sopimuksen käyttötarkoitusta: kodifiointi, sisäinen johtaminen, yhteistyön johtaminen sekä menettelytapojen ohjaaminen.

Kodifiointi merkitsee sitä, että liikesuhteen sisältö kootaan yhteen ja viestitään suhteen osapuolille sopimuksen avulla.

Sisäisen johtamisen ehdot luovat rakenteita yrityksen sisäisen työn koordinoimiseksi. Ehdot, jotka toteuttavat sopimuksen yhteistyöfunktiota, luovat rakenteita strategisen yhteistyön johtamisen tueksi.

Menettelytapojen ohjaaminen luo rakenteita, joilla pyritään ohjaamaan sopimuskumppanin menettelytapoja esimerkiksi tuotteen tai palvelun valmistamisessa tai toimitusketjun hallinnassa.

”Yritysvastuun korostuessa tärkeää on, että koko toimitusverkosto sitoutetaan samoihin vastuullisuusehtoihin. Yhtä tärkeää on myös, että niiden toteutumista tosiasiallisesti valvotaan, ja että ehtojen tarkoituksena ei ole vain oman yrityksen maineen kiillotus. Monissa valtioissa ja myös EU:ssa on jo voimassa tai valmisteilla lainsäädäntöä, jossa niin sanotulle johtoyritykselle tulee vastuu myös ketjun alkupäästä.”

Strategista sopimusmuotoilua: oma etu vai yhteinen etu?

Hurmerinta-Haanpään tutkimuksen perusteella vaikuttaa siltä, että vaikka kaikkia funktioita esiintyi analysoiduissa sopimuksissa sekä sopimusasiantuntijoiden haastatteluissa, eniten käytetään turvaamistarkoituksessa laadittuja sopimuksia: asiakirjalla halutaan pääsääntöisesti suojata itseä, jolloin pyritään turvaamaan omat edut, joskus toisen sopijapuolen kustannuksella. Tällaisessa sopimisessa korostuu osapuolten neuvotteluvoima.

”Hyvä sopimus mukailee aina liikesuhdetta: jos kyseessä on kertaluontoinen bulkkitoimitus, sopimus on erilainen verrattuna monimutkaiseen ja epävarmaan yhteistoimintaan.”

Ensisijaista on siis tunnistaa, minkälaisesta liikesuhteesta on kysymys.

Esimerkiksi strategisen yhteistyön ohjaamiseen vaaditaan innovatiivista sopimusmuotoilua. Tästä on hyviä ja onnistuneita esimerkkejä rakennusalalta, jossa on käytössä allianssimalli.

Allianssisopimus tehdään tilaajan ja kaikkien avaintoimittajien kanssa. Sopimuksessa sitoudutaan yhteisiin periaatteisiin, kuten verkoston läpinäkyvyyteen, suhteellisuuteen, yhdenvertaisuuteen, lojaliteettiin ja reiluun voitonjakoon.

Sisäiset muotoilijat koulutukseen

Siirtyminen ennakoivaan ja funktionaaliseen sopimiseen ei ole täysin mutkatonta, mutta siirtymässä voi auttaa erilaiset sopimusmuotoilukoulutukset

”Tavoitteena näissä koulutuksissa on saada yritysten sisäiset sopimusmuotoilijat ymmärtämään erilaisia organisaatioteoreettisia työkaluja sekä informaatiomuotoiluun liittyviä periaatteita. Nämä eivät ole loppujen lopuksi kovin monimutkaisia asioita. Kyseeseen voi tulla esimerkiksi sopimuskielen yksinkertaistaminen ja sitä kautta parempi ymmärrys siitä, mitä sovitaan.”

Hän toteaa, että juristit laativat sopimukset usein juristeja varten. Erään tutkimuksen mukaan tästä syystä 88 prosenttia sopimusten kaupallisista käyttäjistä kokevat ne vaikeiksi tai jopa mahdottomiksi ymmärtää.

Sopimusten suunnittelussa pitäisikin olla mukana myös muita kuin juristeja. Moniammatillisissa tiimeissä voisi olla mukana esimerkiksi osto- ja hankintatoiminnoista vastaavia henkilöitä, projektipäälliköitä sekä markkinoinnin ja kaupallisen puolen asiantuntijoita.

”Sopimuksen merkitys näyttäytyy eri käyttäjille eri tavoin, ja siksi on tärkeää, että kaikki käyttäjät pääsevät mukaan sopimuksen muotoiluprosessiin. Näin voidaan varmistaa, että sopimus palvelee parhaiten kaikkia sen käyttäjiä sekä liikesuhdetta kokonaisuutena.”