Hankinnan digitalisaatio vaatii sitoutumista

Hankinnan digitalisaatio edellyttää, että sen rooli on tunnistettu ja kehitystarve nostettu korkealle organisaation strategiassa. Tämän jälkeen on tehtävä selväksi, mihin digitalisaatiolla pyritään ja se mitä resursseja digitalisaatio vaatii.

Näin kuvaa digitalisaation ensiaskelia Hanna Pajunen-Muhonen. Hän on toiminut kolmella vuosikymmenellä monipuolisesti hankinnan johtamiseen liittyvissä tehtävissä ja kirjoittanut Kari Ilorannan kanssa teoksen ”Hankintojen johtaminen - ostamisesta toimittajamarkkinoiden hallintaan”.

”Organisaatiossa täytyy käydä keskustelu, onko digitalisaation tavoitteena esimerkiksi oman toiminnan tehostaminen, kilpailukyvyn parantaminen, toimintaympäristön hallinnan parantaminen, parempi datan hallinta vai koko toimitusketjun toiminnan kehittäminen.”

Aluksi kasvatetaan ymmärrystä

Hankinnan nykytila-analyysiin kuuluu muun muassa organisaation datavarantojen laadun tunnistaminen ja datan laadun parantaminen. Prosessien analysointi ja niiden muutostarpeet on nykytila-arvioinnin toinen puoli: mitä halutaan säilyttää ja miksi sekä mistä luovutaan.

Jyväskylän ammattikorkeakoulun lehtori Jutta Nihtilän mukaan analyysiin on syytä sisällyttää myös digitalisaatio-osaamisen kartoittaminen. Tässä työssä kannattaa katsoa hankintaosastoa laajemmalle, sillä hankinnan digitalisointi vaikuttaa yrityksessä moniin toimintoihin ja päinvastoin: eri toimintojen tietojärjestelmät pitää sovittaa toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla hankinnan järjestelmien kanssa.

Nihtilä teki vuonna 2021 LOGYn palkitseman opinnäytetyön ”Teollisuuden hankinnan digitalisoituminen. Keinoja hankintojen digitaaliseen kehittämiseen”.

Organisaatiokohtaiset ominaispiirteet kuten koko, toimiala, kumppani- ja sidosryhmäverkosto sekä toiminnan alue pitää kartoittaa jo digitalisaation alkutaipaleella.

Yrityksen on huomioitava sisäisten selvitysten lisäksi sidosryhmien ja kumppaneiden vaatimukset. Kysymyksiä on paljon: kuinka datavirta saadaan soljumaan sujuvasti läpi toimitusketjun, miten digitalisaatiolla luodaan mahdollisimman paljon lisäarvoa eri sidosryhmille sekä miten toimitusketju sitoutetaan noudattamaan digitalisaation myötä syntyviä uusia sääntöjä.

”Digitalisaation aloittamisen suurin ongelma on usein se, mistä lähdetään liikkeelle. Alussa on paljon tehtävää, jos digitalisaation kehittäminen ei ole ollut osa hankinnan arkea”, Nihtilä sanoo.

Nihtilän mukaan hankinnan digitalisaatio on käynnistynyt organisaatioissa jälkijunassa. Kun taloushallintoa, toiminnanohjausta sekä myyntiä ja markkinointia on uudistettu moderneilla työkaluilla, on hankinnoissa käytetty puhelinta, messutapaamisia, sähköpostia ja itse tehtyjä Excel-taulukoita.

Hyötyjä sidosryhmille

Kun yritys on päässyt hankinnan digitalisaatiossa tavoitetilaansa, merkitsee se aiempaa parempaa tiedon läpinäkyvyyttä. Kun tuote-, hinta- ja toimittajatiedot sekä toimitusajat ja -sopimukset ovat selkeästi näkyvillä, luo se uusia mahdollisuuksia tehostaa hankintaa.

Digitalisaatio tuottaa arvoa eri sidosryhmille sen mukaan, minkä organisaatio on määritellyt kehittämishankkeen tavoitteeksi. Jos kehittämishankkeen tavoite on tilauksesta maksuun -prosessin operatiivinen tehostaminen ovat sen tuottamat hyödyt erilaisia kuin silloin, jos digitalisaation tavoite on parantaa strategista hankintaa.

Digitalisaation nopeimmat hyödyt saadaan tehostamalla operatiivisia prosesseja. Yksinkertaisia tehtäviä voidaan tehostaa nopeasti esimerkiksi oppivan robotiikan käyttöönotolla. Samalla luodaan pohjaa sille, että kaikki hankintatieto on digitaalisessa muodossa.

”Kun yksinkertaiset toiminnot on digitalisoitu, voidaan voimavarat kohdistaa hankintojen strategiseen johtamiseen ja sen kehittämiseen. Niitä digitalisoimalla organisaatio saa suurimmat hyödyt muun muassa big dataa ja tekoälyn mahdollisuuksia hyödyntämällä”, Pajunen-Muhonen sanoo.

Tavoitteet kirkkaina maaliin saakka

Hankinnan digitalisaation hidasteet liittyvät organisaatioiden omien kyvykkyyksien tunnistamiseen ja niiden puutteisiin. Ydinkysymys on, onko organisaation yrityskulttuuri valmis kehittämishankkeeseen. Hankinnalla on usein niin heikko asema, ettei sen kehittäminen ole oleellinen kehittämiskohde.

”Epämääräiset prosessit tai se, ettei prosessikuvausten mukaan toimita, on toinen hidastava tekijä. Jos tällaisessa organisaatiossa hankintaa kehitetään digitalisoimalla, ei digitalisaatiosta saada hyötyjä, koska organisaatio ei ota digitalisaatioon liittyviä prosesseja ja työkaluja käyttöön”, Pajunen-Muhonen sanoo.

Jos organisaatiossa ei ole digitalisaatioon liittyvää osaamista, on digitalisaation kehittäminen vaikeaa. Tällöin myös kumppaneiden kanssa toimiminen ja osaamisen ostaminen on vaikeaa. Hanke ei etene alkua pidemmälle, jos organisaatiolla ei ole datavarantoa kuten erp-järjestelmää, jonka päälle digitalisaatiota lähdetään kehittämään.

Ongelmia syntyy varmasti, jos organisaatio ei pidä kehittämishankkeen tavoitteita jatkuvasti kirkkaina.