Halutaan töihin: empaattinen monitaituri
Unohda voimapeli, sillä tulevaisuuden hankinnan ammattilainen menestyy tunneälyllä ja digitaidoilla.
04.01.2021
Teksti Heli Satuli kuvat Adobe Stock
Digitalisaatio nostaa hankintatoimen roolin yrityksissä aivan uudelle tasolle. Tätä mieltä on hankintatoimen johtamisinstituutti EIPM:n johtava professori Hervé Legenvre. Digitalisaatio automatisoi hankinnan järjestelmät. Samalla se ulottuu myös taktisiin ja strategisiin prosesseihin. Legenvre huomauttaa, että ennen teknologia kehitettiin yrityksen sisällä, ja toimitusverkoston oli opittava käyttämään sitä. Nyt tilanne on kääntynyt päälaelleen. Yritykset etsivät koosta ja toimialasta riippumatta innovaatioita ja järjestelmiä käyttöönsä ulkopuolelta.
Hankintatoimi seisoo yrityksen sisäisen ja ulkoisen maailman rajapinnassa, jossa sillä on ainutlaatuinen mahdollisuus löytää uusia ratkaisuja ja viedä ne osaksi yrityksen toimintaa.
”Bisnesmallien ja organisaatiokaavioiden muuttuminen vaikuttaa myös hankintatoimen ammattilaisten osaamisvaatimuksiin”, toteaa Legenvre. Hänen tuore tutkimuksensa käsitteli nimenomaan hankintatoimen tulevaisuuden organisaatiomalleja ja niiden edellyttämiä taitoja.
Eri kumppani, eri tavat
Hankintatoimen tehtävänä on tulevaisuudessakin säästää rahaa, mutta samalla ammattilaiset keskittyvät yhä enemmän arvonluontiin ja riskien minimoimiseen.
Tavaroiden sijaan ostoslistalla ovat palvelut, ja suorittavat tehtävät siirtyvät koneille. Jäljelle jää ihmisten välinen vuorovaikutus.
Työpaikkailmoituksissa ei enää etsitäkään armottominta hinnanhiojaa vaan pehmeiden taitojen mestareita.
The Hackett Group -konsulttiyrityksen selvityksen mukaan ihmissuhdetaidot ovat hankintatoimen johtajien mielestä alan ammattilaisten ylivoimaisesti tärkein taito. Pehmeät taidot tekevät myyntitilanteista aitoa ihmisten kohtaamista ja ryhmässä toimimisesta yhteen hiileen puhaltamista. Pehmeät taidot vaihtelevat työtavoista sosiaaliseen suorituskykyyn, itsetuntemukseen, johtajuuteen ja tunneälyyn. Juuri pehmeät taidot ratkaisevat, kuka saa työpaikan.
”Pehmeät taidot ovat olleet aina tärkeitä, koska neuvotteleminen on hankinnan työn ydintä. Mutta nyt neuvotteluiden luonne on muuttunut”, huomauttaa Legenvre.
Aiemmin kyse oli valtapelistä. Hankintatoimi mittasi vääntövoimaansa tavarantoimittajiin nähden, kun se neuvotteli hinnoista, toimintatavoista ja käytettävistä järjestelmistä. Toimijat olivat joko yrityksen puolella tai sitä vastaan.
Kaikki pyöri tarkkojen standardisoitujen prosessien mukaan, ja oli tärkeää optimoida prosesseja. Yhteistyökumppaneiden kanssa noudatettiin yhtä ja samaa kaavaa.
Nyt toimitaan toisin. Hankinnan ammattilaisten on osattava tunnistaa oikea tapa toimia kunkin yhteistyökumppanin kanssa.
Hankintatoimen arjesta on tullut Legenvren mukaan paljon moniulotteisempaa. Aamupäivällä hankintatiimin pöydällä saattaa olla perinteinen kategoriahallintaprojekti, jonka tavoitteena on yhdenmukaistaa prosessia ja saada hintaa alas. Iltapäivällä vastapäätä voi istua startup-yritys, jonka kanssa innovointi ja kokeilut vaativat toisenlaista asennetta ja ajattelutapaa.
Ylös ja ulos verkostoitumaan
Muutos lisää hankintatoimen ammattilaisten työn vaikeuskerrointa. Työnantajat etsivät yrittäjähenkisiä, nopeita oppijoita ja loogisia ajattelijoita, jotka haluavat rakentaa uutta ja ovat valmiita ottamaan riskejä ja kyseenalaistamaan asioita.
EIPM:n professorin mukaan myös avoimuus ja valmius jakaa tietoja ennestään tuntemattomien ihmisten kanssa on keskeistä.
”Kaikkein keskeisintä on kuitenkin taito rakentaa ja hallita verkostoja”, Legenvre painottaa.
Ensiksi on tunnettava yleisö ja tunnistettava päätöksenteosta vastaavat kontaktit. Heidän kanssaan on rakennettava toimiva suhde. On osattava vaikuttaa mielipiteisiin, sopeutua salamana muutoksiin ja olla päättäväinen.
Hankinnan osaajan pitää puhua samaa kieltä hyvin eritaustaisten ja -taitoisten ihmisten kanssa. Professorin mukaan vastauksia tärkeämpää on kysyä oikeita kysymyksiä. Hankintatoimen on tiedettävä, mikä on yhteistyökumppaniyrityksen tulevaisuuden visio ja heidän isoimmat ongelmansa, joihin yritetään yhdessä löytää ratkaisu.
Vähintään yhtä tärkeää kuin verkostoituminen oman toimitusverkoston kanssa on pitää jatkuvasti yhteyttä ulkopuoliseen maailmaan. Hankintatoimen ammattilaisen on hyvä kuunnella ja näkyä – eli osallistua työpajoihin ja seminaareihin sekä tavata asiantuntijoita.
Analyytikko ja IT-osaaja
Legenvren mukaan pehmeiden taitojen lisäksi digitalisaatio tekee entistä tärkeämmäksi kyvyn ja halun omaksua ja hyödyntää uusia teknologisia ratkaisuja.
Konsulttiyritys KPMG ennustaa, että hankintatoimen ammattilaiset tarvitsevat tulevaisuudessa myös entistä kehittyneempiä analyyttisia taitoja.
Alan ammattilaisen on toimittava kuin it-koordinaattori, joka hallitsee kaikki työkalut, jotka auttavat keräämään ja analysoimaan dataa. Hänen pitää osata analysoida tietoa, tehdä päätöksiä ja toimia niiden pohjalta.
”Hankinnan ammattilaisen on tulevaisuudessa osattava käyttää oikea-aikaisesti entistä laajempaa taitojen kirjoa, jotta hän voi ratkaista entistä monisyisempiä ongelmia”, Legenvre kiteyttää.
Deloitten Global CPO Surveyn mukaan henkilöstön pehmeiden taitojen puute on yksi hankintatoimen johtajien suurimpia huolenaiheita. Yrityksen hankintaprosessit on helppo opettaa, mutta pehmeät taidot ovat vaikeampia.
Mutta niitäkin voi kehittää. Tuloksena on tuplahyöty. Neuvottelu- ja viestintätaitojen ja tunneälyn opettelu lisää hankinnan menestymisen mahdollisuuksia ja parantaa samalla ihmisen elämänlaatua.
Lue myös: Näin varustat hankintatiimin tulevaisuuden varalle
Juttu on julkaistu alunperin Osto&Logistiikan numerossa 2/2018.
