Ohjelmistojen kehityksessä käytetyistä menetelmistä hyötyä myös hankinnassa

Ketterät menetelmät eli agile software development ovat vallitseva tapa tehdä ohjelmistoja ja viedä läpi it-projekteja. Digitaalinen maailma käyttää ketterää menetelmää osana projektinhallintaa. Niiden tarkoituksena on auttaa tiimejä reagoimaan ennalta-arvaamattomuuteen, joka on tyypillistä kehitettäessä softaa. Ketterä kehittäminen eli agile development on vaihtoehto perinteiselle vesiputousmallille. Tyypillisesti ketterä kehitys tapahtuu sprinteissä, joiden aikana it-projektin tarpeiden määrittely tarkentuu.

Ketteryys kärsii terminä pahasta inflaatiosta, mutta itse menetelmästä on sen asiantuntijan, David Kershawin mukaan paljon hyötyä hankintatoimelle. Kershaw on työskennellyt vuosien ajan Yhdysvalloissa lukuisissa valtionhallinnon ohjelmissa kuten henkilöllisyyden varmistamispalvelu Verifyssä ja saanut agile-menetelmän avulla ongelmalliset prosessit toimimaan.

Yksi stand-up päivässä

Kershawin mukaan alunperin Kalifornian Silicon Valleyssä kehitetyn ketterän menetelmän rakenne on omiaan hankinnoissa. Menetelmässä järjestetään tyypillisesti päivittäin lyhyitä "stand-uppeja" eli 15 minuutin kokouksia, joihin osallistuvat sidosryhmät, kuten sisäiset asiakkaat, tavarantoimittajat, loppukäyttäjät ja hankintatiimi.

"Ideana on kiteyttää kaikille selväksi, mitä teemme tänään ja ennen kaikkea, mitkä ovat blokkaavia asioita", kertoo Kershaw Supply Management -mediassa.

Joka toinen viikko järjestetään puolestaan "show and tell" eli retrospektiivinen kokous, jossa ihmiset esittävät, mitä on saavutettu. Näissä kokouksissa esitellään ja arvioidaan myös "sprinttejä" eli lyhytkestoisten työprojektien tuloksia ja asetetaan uudet sprintit.

Tätä runkoa peittävät useat eri työvaiheet. Ensimmäinen on etsimisen ja löytämisen vaihe, jolloin tehdään tutkimusta, haetaan käyttäjiä ja tarkastellaan eri ideoita. Seuraavana on "alfa" -vaihe, jolloin asennetaan prototyyppi ja testataan sitä. Testausta seuraa käynnistys eli projekti "goes live".

Kun tavarantoimittajat tai muut yhteistyökumppanit ovat mukana menetelmässä, voidaan saavuttaa suuria hyötyjä.

"Tapa edistää avoimuutta, tiimien motivaatiota ja oppimista. Ihmisten taidot saadaan ketterällä prosessilla valjastettua hankinnan parantamiseksi", uskoo Kershaw.

Kershaw toteaa olevansa kyllästynyt ihmisiin, jotka kertoivat, kuinka huonosti hankinta toimii.

"Olen väsynyt it-ihmisiin, jotka sanovat, että hankinta blokkaa kaiken. Ketterillä menetelmillä lähes kaikki prosessit saadaan rullaamaan".