Läpinäkyvä ja joustava hankinta tuo varmuutta ja vastuullisuutta yrityksille
SponsoroituHankinta 07.09. 19:26

Läpinäkyvä ja joustava hankinta tuo varmuutta ja vastuullisuutta yrityksille

Keväällä järjestetyssä Magic of Transparency -tapahtumassa keskusteltiin siitä, miten P2P-ratkaisun laajentaminen myös hankintaan parantaa yrityksen läpinäkyvyyttä ja hallintaa koko hankinnasta maksuun -prosessin laajuudelta.

07.09.2021
Teksti Anu Hämäläinen kuvat Basware

Kysyimme Katarzyna Fonteyniltä lisää toimittajahallinnan merkityksestä ja hyödyistä sekä siitä, miten toimittajatiedot voivat auttaa organisaatioita valmistautumaan odottamattomiin tilanteisiin.

Viimeisten 18 kuukauden aikana on käynyt selväksi, ei mitenkään yllättäen, että toimitusketjut ovat tiiviisti kytköksissä terveeseen taloustilanteeseen ja normaaleihin toimintaoloihin. Tuote- ja raaka-ainepulat, kuljetuksia hidastavat sulkutoimet rajoilla sekä poikkeuksellisen suuri kysyntä tietyistä tuotteista ovat ravistelleet toimitusketjuja– pandemian aika ei ole ollut helppoa. 

Viivästyksiä, rajoituksia, vakauttamista

”Pandemian ensimmäinen aalto vaikutti moneen yritykseen aiheuttaen välittömiä muutoksia organisaatioissa. Toimittajat kärsivät viivästyksistä, vähentyneestä henkilökunnasta ja, mikä pahinta, sulkutoimista. Isossa-Britanniassa kehittyikin nopeasti pula hygieniatuotepakkausten korkeista. Esimerkiksi vartalovoide-, käsisaippua- ja kodin puhdistustuotepakkausten pumppumekanismeista oli pian huutava pula. Mutta miksi? Kysyntä toki kasvoi, kun maailmanlaajuisesti ihmisiä kehotettiin pesemään käsiään useammin, mutta pääasiassa korkkipula johtui siitä, että kaksi suurinta korkkien tuotantolaitosta, toinen Kiinassa ja toinen Pohjois-Italiassa, suljettiin pandemian ensimmäisen aallon yhteydessä ennalta määräämättömäksi ajaksi”, kuvaa Katarzyna ”Katy” Fonteyn. Hän johtaa hankinnan ratkaisujen tuotekehitystä Baswarella ja on aiemmin toiminut hankinnan sekä hankinnan kehityksen rooleissa mm. suurissa, globaalisti toimivissa yrityksissä.  

”Yritysten oli ryhdyttävä innovoimaan, minkä lisäksi yleistynyt verkko-ostaminen erityisesti henkilösuojainten ja hygieniatuotteiden osalta ja etätyöskentely pakottivat yritykset muokkaamaan hankintakäytäntöjään ja toimitusketjujaan, kestävyystavoitteita kuitenkaan unohtamatta.”

Miten tuntemattomaan voi valmistautua?

”Juuri kun yritykset olivat muokkaamassa hankintaprosessejaan ja saamassa toimitusketjujen häiriöt hallintaansa, Suezin kanavan tukoksen kaltaiset yllättävät tekijät lisäsivät maailmanlaajuista epävarmuutta. Vaikka tilanne saatiin ratkaistua suhteellisen nopeasti, viimeisten 18 kuukauden aikana on käynyt selväksi, että varautuminen ja riskianalyysi ovat ainoa keino valmistautua yllättävien ongelmien varalta”, sanoo Katy Fonteyn.

”Tietyt toimialat kärsivät tilanteesta muita enemmän, sen seurauksena monet organisaatiot ovat päätyneet määrittelemään liiketoimintamallinsa uudelleen. Vaikka tunnelin päässä näyttää jo kajastavan valoa, kulunhallinnan parantaminen, toimittajasuhteiden vahvistaminen sekä käytäntöjen ja kestävyyden edistäminen on kertakaikkisen välttämätöntä liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta”, listaa Fonteyn.

Löytyykö vastaus teknologiasta?

”Investoiminen manuaalisia toimintoja sähköistävään teknologiaan voi olla olennainen tapa pienentää toimintamenoja kutistuvien marginaalien ja vähenevien resurssien maailmassa. Tuntemattomaan valmistautuminen ja valmiussuunnitelmien tekeminen voi kuitenkin olla vaikeaa – erityisesti ilman tarvittavaa dataa ja näkyvyyttä. Toimitusketjujen tunteminen läpikotaisin edellyttää, että toimittajien ja jopa alihankkijoiden tiedot kirjataan yrityksen riskiarviointisuunnitelmaan. Kun toimittajakannan tiedot poimitaan kokonaisuudessaan ja keskitetysti, yritys saa täydellisen kuvan riskeistä ja mahdollisuuksista, mikä väistämättä parantaa hallintaa”, neuvoo Fonteyn.  

Hankinta osana liiketoiminnan laajempaa suunnittelua

”Hankinnasta on tullut yhä olennaisempi osa yritysten liiketoimintastrategiaa, sillä viimeaikaiset muutokset ovat osoittaneet, kuinka tärkeää toimittajien, kulujen ja tapahtumien hallinta on niin yritysmaailmassa kuin sen ulkopuolellakin. Jos luottotoimittajasi toiminta keskeytyy tai viivästyy merkittävästi, miten saat tietää siitä ja miten voit nopeasti löytää sopivan korvaajan? Tämän kaltainen näkyvyys edellyttää järjestelmäintegraatiota, toimintojen sähköistämistä viimeistään nyt sekä juuri oikeiden toimittajatietojen poimimista”, herättelee Fonteyn yrityksiä ja johtoa.

”Täydellisen näkyvyyden ansiosta organisaatio voi valjastaa tietonsa strategiseen päätöksentekoon. Tarvitsetteko uuden muovintoimittajan? Se onnistuu! Hyvä näkyvyys toimittajakantaan parantaa vaihtoehtojen monipuolisuutta ja lukumäärää. Tietojen ansiosta on myös helpompaa tunnistaa tärkeimmät toimittajat ja eri toimittajiin käytetyt rahat sekä selvittää, ovatko nykyiset sopimusehdot yrityksen kannalta suotuisia. Näiden tietojen avulla yritys voi parantaa ja vahvistaa suhteita sekä uusiin että tärkeimpiin toimittajiisi”, neuvoo Katarzyna Fonteyn.

”100 %:n näkyvyys on ensimmäinen askel täydelliseen kulujen hallintaan – jopa yksityiskohtaisella tasolla. Valjastamalla nämä tiedot tueksi, yritys voi vähentää villiä ostamista ja pysyä paremmin selvillä pitkän hännän kuluista. Vaikka nämä kulut yleensä kattavat vain noin 20 prosenttia yrityksen kuluista, suurissa organisaatioissa jo 3 prosentin säästö saattaa parantaa tuloksia merkittävästi. Näiden – puhtaasti yritysdatan perusteella saatujen – marginaalisten säästöjen ansiosta voit alkaa keskittyä yrityksesi hankintastrategioihin sekä miettiä, ovatko toimittajasi sellaisia, joiden kanssa yrityksesi todella haluaa tehdä yhteistyötä”, vinkkaa Fonteyn.

Hyppää muutoksen kelkkaan

Mitä Katy Fonteyn sanoo hankinnan kehityksestä, mitä yritysten kannattaisi nyt tehdä? ”Juuri nyt on entistäkin tärkeämpää käyttää hankinnan häiriöt hyödyksi ja siirtyä sähköisiin prosesseihin. Asiakas- ja toimittajakeskeisen hankinnan merkitys kasvaa edelleen, joten juuri oikeiden toimittajien valitseminen taloudellisen ja poliittisen muutoksen keskellä on elintärkeää.”

”Parhaiten menestyvät yritykset, jotka edistävät kasvua, oppivat menneestä ja ottavat käyttöön kestävää liiketoimintaa tukevia hankintastrategioita. Hankinnan strateginen arvo jatkaa kasvamistaan, ja onkin välttämätöntä, että yritykset korjaavat painopistettään ja kehittävät tietojensa analysointia”, summaa Katy Fonteyn.


10 liiketoiminnan kannalta merkittävää hankinnan mittaria

10 Business-Critical Procurement Metrics for the Cost-Conscious CPO -ekirja käy läpi hankinnan mittareita ja dataa, joiden avulla voidaan muun muassa analysoida ja ymmärtää tapahtumien nopeutta, standardisoida ostokokemusta sekä varmistaa 100 %:n näkyvyys kuluihin. Voit ladata veloituksettoman ekirjan tästä.

AVAINSANAT

Basware

JAA