Droppe sähköistää epäsuorat hankinnat

”Tilanne oli se, että hankintaketjusta hävisi tuotteet. Halusimme ymmärtää, mitä teollisuusyritysten hankinnassa tapahtui”, Droppen perustajaosakas ja toimitusjohtaja Johannes Salmisaari sanoo.

Ongelmaa pahensi se, ettei hankinnasta vastaavilla ollut läpinäkyvyyttä hankintaketjuihinsa eli esimerkiksi, mikä on tuotteen oikea hinta ja mikä on palveluiden osuus kokonaishinnasta. Hankintatiedon hallinta oli monessa organisaatiossa joko paperilla tai omatekoisissa Excel-tauluissa.

"Hankintoja ohjattiin, ja ohjataan edelleen, monissa yrityksissä nojaamalla edellisen vuoden toteumaan, ja hankintaprosessit ovat 1990-luvulta periytyviä", Salmisaari sanoo.

Informaation hallinta oli Droppen perustajien haastattelemien hankintajohtajien mukaan hankintojen kehittämisen suurin kipukohta.

Ei varastoa, vaan kattava tietokanta

Droppe on keskittynyt epäsuoriin MRO-hankintoihin (maintenance, repair, operations), koska ne ovat jääneet monessa organisaatiossa strategisten hankintojen varjoon. Näin siitäkin huolimatta, että tämän kategorian hankintojen euromäärät ovat organisaatioissa huomattavia ja niistä voidaan saada tehostamalla merkittäviä säästöjä. Salmisaaren mukaan MRO-tuotteiden markkinat ovat Euroopassa 200 miljardia euroa vuodessa.

Epäsuorien hankintojen kehittämistä on pidetty hankalana. Niihin saattaa kuulua satoja eri tuotteita, joita hankitaan eritahtisesti organisaation eri kustannuspaikoille. MRO-hankintojen keskitetty tiedonhallinta ja organisointi tehokkaaseen prosessiin ei ole ollut helppoa. Siksi MRO-hankinnat on usein ulkoistettu teolliselle tukkurille.

Näistä lähtökohdista Droppe kehitti digitaalisen ostoalustan, jossa on tällä hetkellä noin 10 000 teollisuuden epäsuoriin hankintoihin liittyvää tuotetta. Koko tietokannassa on noin 150 000 tuotetta, joista Droppe voi hakea asiakkailleen palveluna sopivat tuotteet.

Droppella ei ole omaa varasstoa, vaan ietokanta sen välittämistä tuotteista. Toinen iso ero on se, että alusta vastaa hankintaprosessia. Siellä voi tehdä tarjouspyyntöjä, hankkia teknisiä dokumentaatioita, kilpailuttaa tavarantoimittajia ja ostaa tuotteita.

Kymmenien prosenttien säästöt

Hankintaorganisaatio voi hankkia tuotteita Droppesta kahdella tavalla: joko tekemällä itsenäisesti pyyntöjä tuotteiden toimittajille tai hyödyntämällä Droppen palvelua.

”Isompien asiakkaidemme kanssa teemme kustannusomistajuusprojektin, jossa analysoimme hankintadatan vuositasolla. Sen perusteella ymmärrämme kategoriatasolla, miten hankintoja voidaan tehostaa. Lopuksi räätälöimme hankintadatan ja tuotteiden hankinnan niin, että hankinnat ovat mahdollisimman tehokkaat asiakkaalle.”

Salmisaaren lupaus on huima: digitaalista ostoalustaa käyttämällä yritykset voivat säästää 20-30 prosenttia kyseisten hankintakategorioiden hankintamenoista. Säästö syntyy muun muassa siitä, että aikaa kuluu vähemmän tuotteiden etsimiseen, tilausten hallintaan ja laskujen käsittelyyn.

Säästöä tulee myös tehokkaasta hankintaketjusta, joka mahdollistaa edullisimmat hinnat.

”Ostajat näkevät läpinäkyvästi tuotteen alkuperäisen hinnan, joka veloitetaan sellaisenaan. Myös katteet ja palveluiden hinnat näkyvät läpinäkyvästi. Näin ostajalla on täysi tieto siitä, mihin rahaa kuluu.”

Palvelun ytimessä on hankintaprosessin nopeuttaminen ja tehostaminen sekä erityisesti epäsuorien hankintojen datan laadun parantaminen.

Oikea ajoitus

Koronapandemia on nopeuttanut digitaalisen hankintatavan läpimurtoa, kun yritykset ovat ottaneet käyttöön pilvipohjaisia teknologioita. Hankintatehtäviin tulevat milleniaalit kiihdyttävät muutosta, sillä he eivät halua ravata messuilla ja pyörittää pölyttyneitä exceleitä vaan tehdä päätöksiä datalla ja moderneilla digitaalisilla välineillä.

EU:n tuleva hankintojen päästöjä koskeva regulaatio vaikuttaa hankintojen tehostamiseen: hankintaketjujen lyhentämiseen sekä uudelleenpakkaamisen ja välivarastoinnin vähentämiseen. Isojen yritysten on raportoitava, kuinka paljon niiden hankinnat tuottavat päästöjä.

”Vanhat hankintatavat haastetaan, sillä yrityksille kalliiksi, jos niiden hankintaprosessit ovat tehottomia ja tuottavat päästöjä.”

Droppe mahdollistaa vuoden 2024 aikana hankintojen päästölaskelman sisällyttämisen hankintaraporttiin. Toistaisiksi sille ei ole ollut kysyntää, koska kustannustehokkuus on edelleen yritysten ensisijainen tarve hankinnan tehostamiselle.

EU-standardit takaavat laadun

Droppen palvelussa on vain eurooppalaisia valmistajia ja brändejä, jotka täyttävät EU:n laatuvaatimukset. Tuotevalikoimaan kuuluu muun muassa suojavarusteita, työvaatteita, puhdistusaineita ja pakkaustarvikkeita. Brändejä on yli 150.

”Tavoitteemme on luoda Euroopan laajin tietokanta eurooppalaisille teollisille hankkijoille. Kun tuotteet ovat EU-vaatimusten mukaisia, hankintaorganisaatioiden on helppo todentaa, että ne vastaavat heidän vaatimuksiaan”, Salmisaari sanoo.

Droppen ansaintamalli perustuu asiakkaiden saamaan hyötyyn.

”Jos yritys on hankkinut aiemmin tuotteen X hinnalla sata euroa ja me löydämme edullisemman, saamme palkkion tästä.”

Droppe aloitti toimintansa keväällä 2020. Nyt sillä on yli 1 000 asiakasta. Salmisaari arvioi, että Droppen kautta liikkuu tuotteita tulevina vuosina kymmenien miljoonien euron arvosta.